Yopaz Simple Share Storage – Hướng dẫn sử dụng cho mọi phòng ban

Trong công việc hằng ngày, chúng ta thường cần lưu nhanh một file, ghi lại một đoạn nội dung hoặc giữ một đường link để sử dụng sau. Khi thông tin nằm rải rác trong email, tin nhắn và máy tính cá nhân, việc tìm lại có thể mất nhiều thời gian.

Yopaz Simple Share Storage được xây dựng để giải quyết nhu cầu đó theo cách đơn giản: một nơi duy nhất để quản lý Files, Notes và Links, sử dụng được ngay trên trình duyệt tại https://share.yopaz.dev.

Hệ thống phù hợp với mọi phòng ban, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật và không cần ghi nhớ thêm mật khẩu mới.

Những điểm nổi bật

1. Đăng nhập an toàn, không cần mật khẩu

Mỗi người sử dụng email và mã xác thực 6 số từ Google Authenticator để đăng nhập. Mã xác thực thay đổi sau mỗi 30 giây, giúp giảm rủi ro khi thông tin đăng nhập bị lộ.

Khi đăng ký lần đầu, hệ thống chỉ tạo tài khoản sau khi người dùng nhập đúng mã Google Authenticator. Mỗi email là một tài khoản riêng và dữ liệu của các tài khoản được tách biệt.

2. Files – Lưu và tải file nhanh chóng

Màn hình Files hỗ trợ:

Kéo và thả một hoặc nhiều file trực tiếp từ máy tính vào trình duyệt.
Chọn nhiều file để tải lên cùng lúc.
Tạo thư mục để phân loại tài liệu theo dự án, khách hàng hoặc thời gian.
Mở thư mục và tải file về máy khi cần.
Hỗ trợ file có dung lượng tối đa 250 MB.

Ví dụ, bạn có thể tạo cấu trúc thư mục Khách hàng / ABC / Hợp đồng hoặc Nhân sự / 2026 / Biểu mẫu để tìm tài liệu dễ dàng hơn.

3. Notes – Ghi chú và tái sử dụng nội dung

Màn hình Notes phù hợp để lưu những nội dung ngắn cần sử dụng nhiều lần:

Tạo ghi chú với tiêu đề và nội dung.
Dán nhanh nội dung từ clipboard.
Sao chép toàn bộ nội dung ghi chú chỉ bằng một nút bấm.
Chỉnh sửa hoặc xóa ghi chú khi không còn cần thiết.

Bạn có thể dùng Notes cho mẫu email, checklist, hướng dẫn ngắn, nội dung trả lời khách hàng hoặc thông tin cần ghi nhớ.

4. Links – Quản lý đường link quan trọng

Màn hình Links giúp tập trung các liên kết thường dùng:

Tạo link mới với tên hiển thị dễ nhớ.
Dán URL trực tiếp từ clipboard.
Mở link trong tab mới.
Sao chép, chỉnh sửa hoặc xóa link.

Thay vì tìm lại đường link trong lịch sử trình duyệt hoặc tin nhắn cũ, bạn có thể lưu chúng theo tên như “Báo cáo doanh thu tháng”, “Dashboard dự án” hoặc “Biểu mẫu đề xuất”.

5. Cập nhật tự động theo thời gian thực

Khi cùng một tài khoản được mở trên nhiều tab hoặc thiết bị, thay đổi ở Files, Notes và Links sẽ tự động cập nhật nhờ kết nối thời gian thực.

Ví dụ, khi bạn tạo một ghi chú ở tab thứ nhất, danh sách Notes ở tab thứ hai sẽ được cập nhật mà không cần tải lại trang.

Hướng dẫn bắt đầu

Đăng ký tài khoản lần đầu

Truy cập https://share.yopaz.dev.
Chọn Đăng ký.
Nhập email của bạn và chọn Tiếp tục.
Mở ứng dụng Google Authenticator trên điện thoại.
Quét mã QR hiển thị trên màn hình. Nếu không quét được, bạn có thể nhập khóa thiết lập thủ công.
Nhập mã xác thực 6 số từ Google Authenticator.
Chọn Xác nhận & tạo tài khoản.

Tài khoản chỉ được tạo sau khi mã xác thực được kiểm tra thành công.

Đăng nhập những lần tiếp theo

Truy cập hệ thống.
Nhập email đã đăng ký.
Mở Google Authenticator và lấy mã 6 số.
Nhập mã và chọn Đăng nhập.

Tải file lên

Mở màn hình Files.
Mở thư mục muốn lưu file hoặc chọn Thư mục để tạo thư mục mới.
Kéo file từ máy tính vào vùng tải lên; hoặc chọn Tải lên để chọn file.
Chờ thông báo tải lên thành công.

Để tải file về, tìm file trong danh sách và chọn Tải xuống.

Tạo ghi chú

Mở màn hình Notes.
Chọn Ghi chú mới.
Nhập tiêu đề và nội dung; hoặc chọn Dán clipboard.
Chọn Lưu ghi chú.

Khi cần dùng lại, chọn nút sao chép trên thẻ ghi chú.

Lưu một đường link

Mở màn hình Links.
Chọn Link mới.
Nhập tên hiển thị và URL bắt đầu bằng https:// hoặc http://.
Bạn cũng có thể chọn Dán để lấy URL từ clipboard.
Chọn Lưu liên kết.

Một số lưu ý khi sử dụng

Không chia sẻ mã Google Authenticator hoặc khóa thiết lập TOTP cho người khác.
Không lưu mật khẩu, token, API key hoặc dữ liệu bí mật trong Notes và Links.
Đặt tên file, thư mục, ghi chú và link rõ ràng để dễ tìm lại.
Chỉ tải lên nội dung phục vụ công việc và tuân thủ quy định bảo mật của công ty.
Đăng xuất khi sử dụng máy tính dùng chung.

Bắt đầu ngay

Truy cập https://share.yopaz.dev, đăng ký bằng email và Google Authenticator, sau đó bắt đầu với ba thao tác đơn giản:

Tạo một thư mục và tải lên file thường dùng.
Lưu một ghi chú cần sao chép nhiều lần.
Thêm một đường link quan trọng của phòng ban.

Yopaz Simple Share Storage hướng đến trải nghiệm gọn gàng, dễ hiểu và đủ nhanh để trở thành nơi lưu trữ thông tin hằng ngày cho mọi nhóm trong công ty.

Yopaz Simple Share Storage – Không gian lưu trữ và chia sẻ thông tin đơn giản cho mọi phòng ban